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Auditorias, o que precisa de saber!

O que são auditorias?

A auditoria é um processo que envolve inspeção e análise de atividades desenvolvidas numa organização. Dessa forma, os principais objetivos, diríamos que  são:

  • avaliar se tais tarefas estão de acordo com o planeamento;
  • se ainda apresentam eficácia.

Desta forma, uma auditoria permite oferecer mais transparência ao negócio, pois evitará que informações importantes sejam “ocultadas” ou “manipuladas”.

Neste contexto, existem dois tipos de auditoria principais:

  1. Internas;
  2. Externas.

Na primeira, é a própria organização quem assume a sua execução, ou seja, a organização torna-se a responsável por verificar potenciais desvios e/ ou falhas; não conformidades e oportunidades de melhoria além das intrínsecas avaliações de risco. Dessa forma, permite aos gestores ter maior controlo das tarefas e desta forma atuar preventivamente.

Nessa modalidade, os tipos mais comuns são:

  • Contabilística;
  • Operacionalidade;
  • De sistemas;
  • De qualidade;
  • De ambiente;
  • De Segurança;

As externas, por sua vez, ficam a cargo de outra empresa ou de profissionais independentes. Consequentemente e por não terem quaisquer ligação com o negócio, poderão oferecer resultados mais isentos. Contudo, demandam mais tempo e inserções nos processos, para que haja um melhor entendimento.

Este último tem como principal papel averiguar se a empresa cumpre as exigências para obter possíveis Certificações.

De qualquer forma, independentemente do tipo, é essencial que o responsável pela auditoria seja um profissional qualificado. Assim, a empresa consegue encontrar falhas e definir soluções com maior agilidade, além disso, é fundamental que tenha habilidade para desenvolver os “famosos” planos de ação por forma a padronizar todas as alterações promovidas.

O que fazem as auditorias?

Em termos simples, a auditoria é responsável por realizar uma análise minuciosa e sistemática dos processos, atividades, operações e procedimentos de uma empresa.

Qual o passo a passo para se preparar para as auditorias?

É bastante comum encontrar quem pense na auditoria com um procedimento meramente pontual, que ocorre uma vez ao ano. Na realidade, é fundamental que a organização trabalhe diariamente de forma a cumprir com as normas.

Portanto, é fundamental que as organizações preparem-se para esse processo.  Foi a pensar em tudo isto que decidimos elaborar neste artigo um passo a passo que o irá auxiliar nesse momento:

  • Passo 1: Crie o plano anual para as auditorias

O ideal é que a empresa siga os procedimentos durante todo o ano. Assim, é possível organizar e alinhar a rotina com os objetivos do negócio. No entanto, como são muitos os detalhes que uma auditoria observa, é preciso que exista uma mobilização dos departamentos.

Mas como fazer isso? Primeiramente, é necessário estruturar planos de ação. Estes devem conter todos os passos e trabalhos que devem ser feitos. O seu objetivo é alinhar a produção das atividades.

Em seguida, você deve elaborar um planeamento oficial que integre todos os departamentos a serem auditados. Além disso, estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos a cumprir.

É importante, ainda, que a organização defina reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados e eventuais desvios (sugerimos a elaboração de PMOEs e seu acompanhamento). Dessa forma, é possível rever alguns pontos se necessário for.

  • Passo 2: Informe as equipes sobre os procedimentos

As normas da qualidade norteiam uma empresa. Dessa forma, para que elas sejam, de fato, empregadas no momento da auditoria, todos os colaboradores precisam estar na mesma sintonia (o exemplo, obviamente, sempre deverá vir da Gestão de Topo).

Assim, tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. É preciso que todos entendam a importância da auditoria, conheçam os procedimentos e saibam como aplicá-los no dia a dia.

Porém, quando a organização vai passar por um processo de tamanha relevância, esses esforços precisam ser maximizados. Dessa maneira, é preciso comunicar aos funcionários sobre o evento que vai ocorrer, bem como a sua importância no processo.

Com isso, a organização cria estratégias para incentivá-los à dedicação, para que tudo ocorra adequadamente. Uma maneira eficiente de fazer isso é realizando reuniões, nas quais todo a equipa recebe informações sobre:

  • Estratégia e plano em curso/ previsto;
  • O que precisa ser feito;
  • Como cada colaborador pode ajudar.
  • Passo 3: Saiba quais setores serão auditados

Geralmente, alguns setores específicos são auditados apenas 1 vez em cada ano. Por isso, saber quais serão esses setores e focar os esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações.

Assim, é preciso verificar e validar todos os processos pertinentes a esses departamentos e entender como eles podem ser idealmente operados. Identifique, ainda, possíveis falhas e procure meios para as resolver.

A partir dessa análise, é possível reunir os gestores para desenvolver e aprimorar os setores. Garantindo, com isso, o melhor desempenho durante a auditoria.

  • Passo 4: Mapeie e padronize os processos internos

Um dos grandes pilares dos sistemas de gestão é o mapeamento procedimental. Ou seja, os profissionais que têm esse controlo precisam padronizar os processos internos.

Idealmente, isso poderá ser feito em parceria com os gestores de RH. Permitindo, dessa maneira, estruturar os departamentos para garantir o cumprimento das funções (elaboração de Manual de Funções e responsabilidades/ competências).

Se você não sabe como realizar isso, siga os seguintes passos:

  1. Elabore um manual contendo o objetivo dos processos e como cada função deve ser desempenhada para que eles sejam otimizados. Vale referir que é fundamental observar antes o processo propriamente dito. Ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;
  2. Acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar, na prática, o que foi definido no(s) manual(ais) da empresa;
  3. Identifique os erros e promova melhorias de forma a integrar as normas. Para que não haja divergências, não se esqueça que é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.

 

  • Passo 5: Estruture e siga um cronograma de ações

A organização é essencial para manter uma uma gestão do sistema e, assim, preparar-se para a auditoria. Dessa forma, para garantir que as equipas entreguem a tempo todas as tarefas necessárias, é preciso seguir um calendário (Plano de Auditoria).

Ele também é importante para a melhor visualização das datas dos eventos. Para estruturar um bom cronograma, considere:

  • A data e o horário em que a auditoria vai acontecer;
  • Os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;
  • Quem são os responsáveis e quais os prazos para a realização de cada atividade.

 

Assim, sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo. Consequentemente, a empresa consegue monitorizar o desenvolvimento das atividades.

Quais os principais benefícios do processo de auditorias?

Como deixamos claro ao longo deste conteúdo, as auditorias desempenham um papel muito importante nas atividades de uma organização. Assim, diferentemente do que muitas pessoas pensam, as auditorias estão longe de ser um inconveniente ou até mesmo um aspeto negativo para a produtividade da equipa.

Por isso, é muito importante compreender os benefícios que essa análise pode trazer para sua empresa. Assim, separamos três, as quais consideramos as mais relevantes:

  • Melhora o controle interno

A auditoria é responsável por avaliar os processos internos de uma organização. Logo, o objetivo é detetar falhas e, assim, solucioná-las.

Isso contribui diretamente para melhorar o controlo interno. Afinal, permite monitorizar a atuação, corrigir estratégias ineficientes e promover a melhoria contínua.

  • Reduz falhas e desvios

Ninguém está totalmente isento de cometer algum erro. Porém, evitá-los é sempre uma mais-valia. Por isso, é em cenários como esse que a auditoria ganha mais destaque numa organização.

No momento em que você avalia os processos periodicamente, consegue promover melhorias para conter a ocorrência de falhas. Assim, os desvios financeiros também tendem a diminuir consideravelmente, afinal, é preciso comprovar os gastos e fazer “match” com o que foi declarado.

  • Estimula boas práticas

A auditoria promove um ambiente mais transparente. Com isso, os próprios colaboradores sentem-se motivados a tomarem atitudes mais éticas. Afinal, também eles estarão alinhados com a atuação do negócio.

Agora que você conheceu a importância dos processos de auditorias, é fundamental aplicar o passo a passo que sugerimos na sua empresa. Dessa forma, você não apenas irá garantir um selo de qualidade, caso seja essa a sua pretensão, mas mais importante, você vai promover melhorias que serão benéficas para o seu negócio, fazendo dele um negócio muito melhor.

Brevemente, publicaremos um novo artigo onde falaremos um pouco mais sobre esta temática e tudo o que a mesma envolve fique atento, e se precisar da ajuda de algum especialista na matéria, não hesite em contactar a ForexProService e os seus Consultores.